Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Для любого масштаба бизнеса важна эффективная организация процесса закупок. Если в компании маленького размера руководство может взять на себя функции закупок совместно с ассистентами, то с увеличением масштаба компании данный процесс потребует слишком больших временных и трудовых затрат. В этом случае возникает необходимость в трудовых ресурсах, и оптимальным решением является автоматизация закупок. В данной статье мы расскажем, что представляет собой автоматизация закупок и какие преимущества она имеет для организации данного процесса.

Повышение эффективности работы предприятия – это одна из главных целей автоматизации закупок. Для этого применяют специальные программы, позволяющие оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять план, формировать документацию и согласовывать сроки поставок. Помимо этого, автоматизированная система закупок помогает руководству фирмы анализировать продажи и контролировать выполнение плановых заданий. Программа автоматизированных закупок может быть рассмотрена как ценный сотрудник, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплату и работает в десятки раз быстрее отдела.

Автоматизированная организация закупок позволяет на 15-16% сократить затраты и на 20-30% ускорить закупочный процесс. Кроме того, она помогает контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, что приводит к увеличению объемов закупок и созданию конкуренции между поставщиками. В конечном итоге, это благоприятно сказывается на развитии компании.

Недостатком автоматизации является необходимость обучения сотрудников работе с программой. В небольших компаниях это можно сделать незамедлительно, в крупных организациях с филиалами это затруднительно, но на рынке есть и компании, которые готовы предложить установку и внедрение систем автоматизации, а также проведение презентаций и гайдов по работе с ними.

Кстати, компания "Вимм-Билль-Данн" после автоматизации процессов складского хозяйства смогла сократить количество возвратов продукции почти вдвое, увеличить количество обрабатываемых в день заказов на треть и повысить показатель точности работ с 77 до 99 процентов.

Как оптимизировать системы для автоматических закупок

При автоматизации бизнес-процессов важно учитывать уникальность каждой компании и выбирать соответствующие системы и технологии. Особенно это касается систем организации закупок. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиалы — 1С ERP, для полноценной автоматизации закупок необходимо будет выстраивать связи между разными системами и проводить доработки.

Хотя можно использовать локальные базы данных, они имеют недостатки. Во-первых, конфиденциальная информация может быть украдена или потеряна. Во-вторых, руководители находятся в затруднении при поиске истории тендеров, отчетов и прочей информации. Это занимает много времени и замедляет бизнес-процессы. В-третьих, когда коммуникация с поставщиками осуществляется через электронную почту и телефон, история ее переписки теряется, что приводит к потере доказательств при конфликтах с бизнес-партнерами. В-четвертых, компании должны каждый раз создавать новые формы и шаблоны документов, действуя без систематизированного хранилища, что отнимает много времени.

В целом, локальные базы данных подходят только для начинающих предпринимателей. С расширением бизнеса они утрачивают свою актуальность на фоне использования автоматизированных систем организации закупок, которые решают все вышеперечисленные проблемы.

Особенности внедрения систем

При внедрении системы автоматизированных закупок необходимо следовать нескольким этапам. Вначале важно изучить бизнес-процессы в компании, чтобы проектирование и разработка системы были выполнены грамотно. Большое значение имеет также программное обеспечение фирмы, так как некачественное оборудование может не справиться с высокой нагрузкой. Однако специалисты, занимающиеся внедрением систем автоматизированных закупок, учитывают подобные особенности и могут предложить индивидуальное решение.

После установки автоматизированной системы организации закупок необходимо подготовить сотрудников к работе с ней. Вариант доступа к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за организацию закупок в компании. Если в компании имеется несколько подразделений, то установку такой системы необходимо проделать на каждом из них. Чтобы ознакомить сотрудников с новым инструментом без лишней спешки и убедиться в качестве работы, оптимальным вариантом является запуск системы в тестовом режиме.

Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но на самом деле это не так. К тому же компании, занимающиеся внедрением подобных систем, предоставляют отделы технической поддержки, где можно получить ответы на профильные вопросы. Главное при этом - выбрать проверенного поставщика услуг внедрения систем автоматизированных закупок.

Фото: freepik.com